کیانوش آل شیخ

وقتی که تعداد پروژه‌های سازمان رو به افزایش می‌گذارد تعداد مدیران محصول یا مدیران پروژه نیز افزایش می‌یابد. هر یک از مدیران به نوبه خود سعی در کنترل و مدیریت پروژه خود دارند و زیرمجموعه خود را آن‌گونه که صلاح بدانند در جهت پیشرفت پروژه هدایت می‌کنند. حال تصور کنید که در این مجموعه برخی از پروژه‌ها و یا تمامی آنها به نوعی با یکدیگر مرتبط بوده و از نتایج و خروجی‌های یکدیگر متاثر شوند.

در صورتی که پروتکل ارتباطی مشخص و دقیقی برای ارتباط بین پروژه‌ها وجود نداشته باشد، پروژه ها دچار مشکلات زیادی خواهند شد. مثالهای ادامه بخش کوچکی از این مشکلات می‌باشند.

• ناهماهنگی در وظایف مشترک پروژه‌ها و نتایج آن‌ها
• مشخص نبودن اولویت و اهمیت یک وظیفه که ذینفع آن پروژه دیگری است
• سردرگمی اطلاعات از مشخص نبودن درگاه ورودی و خروجی اطلاعات پروژه و فرآیند آن
• روشن نبودن نتایج و دست‌آوردهای حاصل از یک پروژه که باید ورودی پروژه دیگری باشد
• مشکل در زمان‌بندی و هماهنگ نمودن پروژه‌های مرتبط و نتایج آنها
• مشکل در برآورد و محاسبه نیروی انسانی مورد نیاز

چاره این مشکل برنامه‌ریزی پروژه‌های مرتبط با یکدیگر می‌باشد به صورتی که ارتباطات تمامی پروژه‌ها مشخص شده و وظایفی که دارای پیش‌نیازی در پروژه دیگر می‌باشند به خوبی برنامه‌ریزی شوند. در این گونه موارد برای چنین کاری دفتری راه‌اندازی می‌شود که به دفتر مدیریت پروژه و یا Project Management Office شناخته می‌شود و یکی از مهمترین وظایف آن ایجاد هماهنگی بین پروژه‌های مرتبط با یکدیگر است.

در دفتر مدیریت پروژه ممکن است برای ایجاد هماهنگی بین پروژه‌ها از روش‌ها و متدهای مختلف استفاده شود از جمله متدهای Portfolio Management و یا روش Disciplined Agile. در هر دو روش یاد شده مدیران پروژه و یا محصول خود اعضای تیمی هستند که رهبر این تیم وظیفه ایجاد هماهنگی بین پروژه‌های مختلف را بر عهده دارد.

تصویری بالا مربوط به متد Disciplined Agile است که در آن مدیران محصول عضو تیمی به نام Product Mangement Team می‌باشند و مدیران پروژه در تیم‌های مختلف عوض تیمی به نام Project Management Team که در نهایت رهبری هر دو تیم به عهده شخصی به نام Program Manager است.

برخی از دیگر وظایف این نقش به صورت زیر است

• ایجاد هماهنگی در زمان بندی پروژه ها
• مدیریت تداخلات بین پروژه ها
• مدیریت نیروی انسانی مشترک بین پروژه ها
• مدیریت دست آورد های پیش نیاز و پس نیاز ما بین پروژه ها
• ایجاد هماهنگی در نیازمندیها ی پروژه ها و کنترل اولویت آنها
• منظم نمودن فرآیند گردش کار ما بین پروژه ها
• یکپارچه سازی اهداف پروژه ها با نیاز مشتریان و اهداف سازمانی
• تهیه گزارش های یکپارچه از روند پیشرفت پروژه ها برای مدیران بالاتر
• ایجاد هماهنگی پروژه ها و ذینفعان کلیدی
• تهیه استاندارد های یکپارچه و به کارگیری آن در پروژه ها