کیانوش آل شیخ

در پستی با عنوان چند نکته درباره مدیریت ریسک محصول که قبلا منتشر کرده بودم با فرآیند اولیه و نحوه مدیریت ریسک آشنا شدید. حال در این پست و دو پست بعدی با فواید مدیریت ریسک‌های منفی یا مخرب در پروژه و محصول نرم‌افزاری آشنا می‌شوید و لزوم مدیریت ریسک در پروژه‌ها و محصولات نرم‌افزاری را با هم مرور خواهیم کرد.

قبل از اینکه به بررسی فواید ریسک بپردازم لازم است یک بار دیگر تعریف ریسک را مرور کنیم.

تعریف ریسک  

“رخدادی نامعلوم و یا شرطی که در صورت رخ دادن تاثیر مثبت یا منفی بر روی یک و یا چند هدف محصول و یا پروژه می‌گذارد.” 

به صورت خلاصه می‌توان اینطور گفت که ریسک رخدادی است که از کمبود اطلاعات و دانش ما ناشی می‌شود. 

به وقوع پیوستن ریسک می‌تواند دو نوع تاثیر بر روی پروژه و یا محصول نرم‌افزاری ما بر جای بگذارد: تاثیر مثبت، که از آن به فرصت نیز یاد می‌شود؛ و یا تاثیر منفی (مخرب) که میتواند ایجاد مشکل و یا در برخی موارد ایجاد بحران نماید. در این پست و دو پست آینده (فواید مدیریت ریسک – بخش دوم، فواید مدیریت ریسک – بخش سوم) به بررسی فواید مدیریت و کنترل ریسک‌هایی که تاثیر منفی (مخرب) بر روی پروژه و یا محصول ما به جای می‌گذارند و منشا بوجود آمدن مشکل یا بحران هستند می‌پردازم.  

1- ایجاد دیدگاه بهتر درباره مشکلات ناشی از وقوع ریسک و جلوگیری از غافلگیری 

تاثیر منفی ریسک‌ها بر روی پروژه به معنی ایجاد مشکل و یا حتی ایجاد بحران بر روی پروژه و یا محصول (در صورت وقوع ریسک) است. بنابراین وقتی صحبت از مدیریت ریسک به میان می‌آید در حقیقت در حال پیش‌بینی و تحلیل مشکلات احتمالی آینده هستیم. با این کار ما دیدگاه بهتری نسبت به آنچه در آینده ممکن است پروژه ما را تحت تاثیر خود قرار دهد خواهیم داشت و در زمان به وقوع پیوستن ریسک‌ها غافلگیر نخواهیم شد. برنامه‌ریزی که برای پیش‌بینی و مدیریت ریسک‌ها انجام می‌دهیم به ما این امکان را می‌دهد که نسبت به آنچه تاثیر منفی ریسک می‌نامیم نگرانی نداشته باشیم و از قبل خود را آماده وقوع ریسک نماییم. 

2- مدیریت بهتر بودجه و هزینه پروژه یا محصول 

هزینه و بودجه پروژه و محصول در حال توسعه یک رکن استراتژیک برای ما محسوب می‌شود که می‌تواند با تاثیر ریسک‌های منفی بر روی آن به شدت دچار تلاطم و ناپایداری شود و هزینه‌های توسعه را افزایش دهد. پیش‌بینی ریسک‌ها می‌تواند کمک بزرگی به این بخش از پروژه و یا محصول بنماید، به این صورت که در زمان پیش‌بینی هزینه‌ها، هزینه ریسک‌ها را نیز در پروژه خود لحاظ کنیم و بودجه‌ای منطقی‌تر را برای پروژه خود پیش‌بینی کنیم. به طور مثال یکی از مسائلی که این روزها پروژه‌های فناوری اطلاعات و توسعه نرم‌افزار با آن مواجه هستند افزایش قیمت کالاهای دیجیتال نظیر لپ‌تاپ است و بهتر است که در هر پروژه نرم‌افزاری ریسک خراب شدن ابزارهای خود را در نظر بگیریم و آنرا در بودجه پروژه اعمال کنیم. 

3- زمان‌بندی بهتر  

یکی دیگر از ارکان هر پروژه و یا محصول زمان‌بندی و برنامه‌ریزی زمانی است که ریسک‌های منفی می‌توانند به شدت بر روی آن تاثیرات مخربی بر جای بگذارند و زمان توسعه محصول و یا پروژه را طولانی‌تر نمایند و با این تاثیر هزینه‌های پروژه نیز متقایلا افزایش خواهد یافت. در هر پروژه و یا محصولی لازم است ریسک‌هایی که در زمان و برنامه‌ریزی زمانی ما تاثیر می‌گذارند مورد توجه قرار گیرند و برنامه‌های ما در برابر آنها مشخص گردند و در برنامه زمانی پروژه لحاظ شوند تا برنامه زمانی معقول‌تری داشته باشیم. در غیر این صورت با به وقوع پیوستن ریسک ناچار خواهیم بود که به کارهای پیش‌بینی نشده برای کنترل ریسک روی بیاوریم که در برنامه زمان‌بندی پیش‌بینی نشده‌اند و در این صورت برنامه زمان‌بندی ما به شدت تحت تاثیر قرار خواهد گرفت. در خوش‌بینانه‌ترین حالت مشکلات ناشی از این گونه ریسک‌ها زمان پروژه را افزایش نخواهند داد و با ازدیاد کارهای موازی و یا چند باره کاری موجب بالا رفتن هزینه‌ها خواهند شد! 

4- پیش‌بینی راه حل‌های جایگزین برای مشکلات احتمالی 

مدیریت ریسک به ما این امکان را می‌دهد که مشکلات احتمالی آینده را پیش‌بینی کنیم و برای آنها راهکارهایی بیاندیشیم. این راهکارها که می‌توانند انواع مختلفی داشته باشند به ما کمک می‌کنند که در زمان وقوع هر یک از ریسک‌های مرتبط، بتوانیم مشکل و یا دامنه مشکل را کنترل کنیم و یا حتی در برخی موارد با پیش‌بینی ریسک‌، راهکاری را برای جلوگیری از به وقوع پیوستن ریسک انجام دهیم. با این توصیف ما در هر زمان مطمئن خواهیم شد که برای تمامی مشکلات احتمالی راهکاری داریم و می‌توانیم از بسیاری از مشکلات پروژه پیشگیری نماییم. 

5- ایجاد مشارکت در مدیران و تیم پروژه یا محصول 

مدیریت ریسک یک کار تیمی است و تمام تیم پروژه یا محصول را در سرتاسر چرخه توسعه درگیر خود می‌کند. چه در پروژه‌های چابک (Agile) و چه در پروژه‌های کلاسیک (سنتی)، و موجب می‌شود هر یک از اعضای تیم در برابر به وقوع پیوستن ریسک آمادگی لازم را کسب نماید. همچنین با برنامه‌ریزی و مدیریت صحیح ریسک‌ها و ایجاد و تفکیک وظایف برای هر یک از اعضا می‌توان تمامی اعضای تیم را در این فرآیند مشارکت داد. از آنجایی که برخی از ریسک‌ها می‌توانند زمان و یا بودجه پروژه را تحت تاثیر خود قرار دهند، علاوه بر مشارکت تمامی اعضای تیم، مشارکت مدیران ارشد سازمان نیز ضروری خواهد بود و موجب خواهد شد که مدیران سازمان نیز در برنامه‌ریزی مدیریت ریسک مشارکت نمایند و با انجام پیش‌بینی‌های لازم در حوزه‌های مالی و یا دیگر حوزه‌های استراتژیک سازمان، در انجام موفقیت‌آمیز پروژه سهیم باشند.