کیانوش آل‌شیخ

در پست «آیا وجود استراتژی برای پیاده‌سازی OKR ضروری است؟» به ضرورت وجود استراتژی برای پیاده‌سازی OKR در سازمان اشاره کردم. با این حال میتوان OKR را در سازمان هایی که استراتژی مشخصی ندارند هم با ملاحظاتی پیاده سازی کرد. نبود استراتژی معمولاً باعث می‌شود سازمان نتواند OKR را به‌درستی اجرا کند، اما این به معنای عدم امکان استفاده از OKR نیست. اگر روش درست انتخاب شود، OKR می‌تواند به سازمان کمک کند شفافیت، تمرکز و اولویت‌های اولیه را حتی بدون استراتژی رسمی به‌دست آورد.

در واقع، در نبود استراتژی، OKR می‌تواند نقش یک «چراغ راه» را بازی کند؛ چراغی که مسیر را مشخص‌تر می‌کند و سازمان را به سمت تدوین استراتژی دقیق‌تر هدایت می‌کند. در این پست توضیح می‌دهیم چگونه می‌توان OKR را حتی زمانی که استراتژی موجود نیست، به شکلی عملی و مؤثر اجرا کرد.

1. با یک سؤال کلیدی شروع کنید: «چه چیزی اکنون مهم‌تر از همه است؟»

«چه چیزی اکنون مهم‌تر از همه است؟» هر سازمان بدون استراتژی رسمی به‌طور طبیعی دغدغه‌هایی دارد که تأثیر بیشتری بر موفقیت آن می‌گذارند. ممکن است افزایش رضایت مشتریان، سرعت بخشیدن به تحویل پروژه‌ها، کاهش خطاها، توسعه یک محصول جدید یا بهبود کیفیت خدمات در کانون اهمیت قرار داشته باشد. این اولویت‌های واقعی و ملموس بهترین نقطه شروع برای ساخت OKRهای اولیه هستند.

2. ابتدا OKRهای سطح تیمی را تعیین کنید، نه سازمانی

وقتی استراتژی ندارید، نگران هم‌راستایی از بالا به پایین نباشید. برعکس، اجازه دهید تیم‌ها بر اساس واقعیت‌های روزمره و ارزش‌هایی که خلق می‌کنند OKR تعریف کنند. بهتر است به جای تعیین OKRهای سازمانی از بالا به پایین، تمرکز را بر تیم‌ها بگذارید. زمانی که استراتژی سازمان مشخص نیست، تلاش برای هم‌راستایی سراسری ممکن است باعث سردرگمی شود. اما تیم‌ها به دلیل قرار داشتن در خط مقدم کار، بهتر از هر بخش دیگری می‌دانند چه فعالیت‌هایی ارزش خلق می‌کنند و چه چالش‌هایی مانع پیشرفت هستند. بنابراین تعریف OKRهای تیمی، به‌طور طبیعی تصویر واضح‌تری از واقعیت سازمان ایجاد می‌کند و به‌مرور شفافیت بسیار مهمی را فراهم می‌سازد.

3. از OKR به‌عنوان ابزار کشف استراتژی استفاده کنید

با آغاز چند چرخه OKR، مجموعه‌ای از داده‌ها، مشاهدات و یادگیری‌ها جمع‌آوری می‌شود که می‌تواند نقش پایه‌های اولیه استراتژی را بازی کند. در پایان هر فصل یا چرخه کاری، سازمان بهتر می‌فهمد چه اقداماتی اثر قابل توجهی داشته‌اند، چه موضوعاتی در اولویت نیستند و چه فعالیت‌هایی باید ادامه پیدا کنند یا حذف شوند. این یادگیری‌ها نه تئوریک هستند و نه صرفاً مبتنی بر حدس؛ بلکه برآمده از تجربه عملی و واقعی تیم‌ها هستند. به همین دلیل، استراتژی‌ای که بعدها بر اساس این اطلاعات ساخته می‌شود، استراتژی پخته‌تر، واقع‌بینانه‌تر و قابل‌اجرا‌تری خواهد بود.

4. به‌جای اهداف بلندپروازانه، اهداف واقعی و محدود تعیین کنید

در دوره‌هایی که سازمان هنوز استراتژی ندارد، تعیین اهداف بلندپروازانه می‌تواند خطرناک باشد، زیرا ممکن است انرژی سازمان را در مسیر نادرست مصرف کند. بنابراین بهتر است اهدافی انتخاب شوند که عملی، واقعی، قابل‌اندازه‌گیری و اثرگذار باشند. این اهداف «پایه‌ای» به سازمان کمک می‌کنند نظم و تمرکز پیدا کند، بدون آنکه درگیر آرزوهای بزرگ ولی گمراه‌کننده شود.

تمرکز شما باید روی اهدافی باشد که:

• قابل اندازه‌گیری هستند
• اثر مستقیم دارند
• قابل تحقق‌اند
• به بهبود وضعیت فعلی کمک می‌کنند

این نوع اهداف پایه‌ای، ستون ایجاد نظم و ساختار در سازمان هستند.

5. از چرخه‌های کوتاه‌مدت OKR استفاده کنید

یکی از بهترین روش‌ها برای شروع OKR در شرایطی که سازمان استراتژی مشخصی ندارد، استفاده از چرخه‌های کوتاه‌مدت است. چرخه‌های ماهانه یا دوماهه بسیار سریع‌تر از چرخه‌های سه‌ماهه به سازمان بازخورد می‌دهند و امکان اصلاح مسیر را فراهم می‌کنند. با چند چرخه کوتاه، سازمان می‌فهمد چه چیزهایی ارزش واقعی ایجاد می‌کنند و پس از آن می‌تواند به چرخه‌های سه‌ماهه استاندارد OKR منتقل شود.

بهترین کار این است که چرخه OKR را در ابتدای کار کوتاه‌تر کنید (مثلاً ماهانه یا دوماهه).
مزیت این روش:

• سازمان سریع‌تر یاد می‌گیرد
• اولویت‌های واقعی سریع‌تر مشخص می‌شوند
• ریسک انحراف کمتر می‌شود

پس از چند چرخه، سازمان می‌فهمد چه چیزی ارزشمند است و می‌تواند چرخه‌ها را سه‌ماهه کند.

6. بازخورد تیم‌ها را جدی بگیرید

بازخورد تیم‌ها نیز نقشی اساسی دارد. زمانی که استراتژی وجود ندارد، تیم‌ها تنها منبع معتبر اطلاعات عملیاتی هستند. از طریق جلسات بازبینی و مکالمات شفاف، می‌توان فهمید چه کارهایی بیشترین ارزش را ایجاد می‌کنند، مشتریان چه چیزهایی می‌خواهند و کدام فعالیت‌ها بدون ارزش واقعی هستند. این داده‌ها به تنظیم OKRهای آینده کمک می‌کنند و مسیر حرکت سازمان را مشخص‌تر می‌سازند.

از آن‌ها بپرسید:

• کدام کارها بیشترین ارزش را ایجاد می‌کنند؟
• کدام فعالیت‌ها وقت را تلف می‌کنند؟
• مشتری واقعاً چه چیزی می‌خواهد؟

OKRها را بر اساس همین واقعیت‌ها تنظیم کنید.

7. اجازه دهید OKR مسیر را مشخص کند، نه مقصد را

در نهایت، باید OKR را نه ابزاری برای تعیین مقصد، بلکه ابزاری برای کشف مسیر بدانیم OKR. به سازمان نشان می‌دهد کدام حوزه‌ها نیاز به تمرکز بیشتر دارند، چه اقداماتی باید متوقف شوند، چه فعالیت‌هایی باید گسترش یابند و کجاها فرصت‌های جدید وجود دارد. زمانی که این مسیرها و الگوها پس از چند چرخه آشکار شدند، استراتژی سازمان نه بر پایه حدس و گمان، بلکه بر اساس واقعی‌ترین داده‌ها و تجربیات شکل می‌گیرد.

در نبود استراتژی، OKR به شما کمک می‌کند مسیر حرکت را بهتر بفهمید:

• چه کارهایی نتایج بهتری می‌سازند
• چه کارهایی باید حذف شوند
• کدام حوزه‌ها نیاز به افزایش تمرکز دارند

وقتی داده کافی جمع شد، استراتژی سازمان به‌صورت طبیعی و قابل‌اتکا شکل می‌گیرد.

نتیجه اینکه: آیا می‌توان OKR را بدون استراتژی پیاده‌سازی کرد؟

بله، اما به شرط اینکه OKR را ابزار شفاف‌سازی و کشف اولویت‌ها بدانید، نه صرفاً یک سیستم مدیریت عملکرد. OKR کمک می‌کند سازمان مسیر را پیدا کند، حتی اگر مقصد هنوز تعریف نشده باشد. با چرخه‌های کوتاه، اهداف محدود، تمرکز بر یادگیری و استفاده از واقعیت‌های روزمره تیم‌ها، OKR می‌تواند پایه‌گذار استراتژی آینده سازمان باشد.

اگر می‌خواهید OKR را به‌صورت عملی در سازمان اجرا کنید، این دوره آموزشی کامل OKR می‌تواند راهنمای شما باشد