کیانوش آل‌شیخ

برای یک سازمان برنامه‌ریزی از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است و نحوه برنامه‌ریزی تعیین کننده سرنوشت سازمان می‌باشد. این ابزار کلیدی جهت دهنده اهداف سازمان و تعیین کننده شکست و پیروزی آن خواهد بود. پروژه‌ها و محصولات سازمان نیز به عنوان بخشی کلیدی از خروجی سازمان از این امر مستثنی نیستند و برنامه‌ریزی برای آنها جزو مهم ترین اصول می‌باشد. برنامه‌ریزی آنقدر برای سازمان مهم است که تاکید شده اتمامی سطوح سازمان باید در تهیه آن مشارکت کنند و سپس برای اجرای آن فعالانه همکاری کنند.

در حقیقت برنامه‌ریزی صحیح تمامی ارکان سازمان را تحت تاثیر قرار داده و موجب می‌شود که بخش‌های مختلف سازمان و تیم‌ها عملکرد خود را در قبال پروژه یا محصول بدانند و با آن هماهنگ شوند. این مسئله موجب می‌شود که در سازمان و تیم‌های مختلف، هم‌گرایی برای انجام وظایف ایجاد شود و از سردرگمی و هرج و مرج جلوگیری شود.

با این حال، در طول سالها تجربه کار با شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف به این نتیجه رسیده‌ام که در سازمان یک مسئله مهمتر از برنامه‌ریزی نیز وجود دارد که در صورت عدم توجه به آن هیچ برنامه‌ریزی‌ای برای پروژه‌ها و سازمان نتیجه نخواهد داد و آن فرهنگ سازمانی است.

تا کنون کتاب‌های بسیاری در این مورد چاپ و منتشر شده است و مطالب زیادی نیز در اینترنت درباره آن یافت می‌شود و مقوله‌ای نیست که در یک پست کوتاه بتوان آن را به صورت کامل تشریح کرد. با این حال دراین پست قصد دارم به مهم‌ترین عوامل تخریب فرهنگ سازمان اشاره‌ای کوتاه و مختثصر داشته باشم.

برخی از مهمترین عوامل تخریب فرهنگ سازمان (از نظر من) به صورت زیر هستند.

1- کم اهمیت دانستن نیروی انسانی متخصص

نیروی انسانی متخصص در برخی سازمان‌ها اهمیت زیادی ندارد و این تفکر در سازمان حکم‌فرماست که نیروی انسانی متخصص همیشه در دسترس است و هر زمان که بخواهند می‌توانند افراد را تعویض نمایند و هر کسی را که مطابق با نظر ایشان عمل نکرد جایگزین نمایند. نیروی کار متخصصی برای اینگونه شرکت‌ها یک کارمند مطیع است که به او دستور انجام کاری، هر چند ناممکن، هر چند بدون برنامه‌ریزی، را بدهند و بدون توجه به نظر کارشناسی او خروجی کار را مورد قضاوت قرار دهند. مدیران در اینگونه سازمان‌ها این تفکر را دارند که با صادر کردن دستور و تحت فشار قرار دادن کارمندشان می‌توانند خروجی مورد نظر را دریافت کنند. گاهی این مسئله آنقدر بغرنج می‌شود که محیط سازمان تبدیل به پادگانی می‌شود که افرادی مطیع، به شدت تحت فشار و استرس کار، در حال رتق و فتق امور هستند و در حقیقت نوعی سیستم نظامی – پادگانی در آنجا حاکم است. مهمترین ابزار مدیریت نیروز انسانی و پیشبرد امور این گونه سازمان‌ها عبارتست از تهدید، ارعاب و اعمال فشار بر نیروی انسانی.

2- استفاده از دوستان و روابط برای پست‌های رده بالا بدون توجه به تخصص ایشان

در سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی و خصولتی این مسئله به وفور دیده می‌شود ولی استفاده از دوستان و نزدیکان در شرکت‌های شبه دولتی هم بسیار رایج است. حتی مشاهده شده که ابتدا دوستی را به استخدام سازمان درمی‌آورند و سپس جستجو می‌کنند تا پست و یا وظیفه‌ای را برای ایشان ایجاد نمایند. حتی دیده شده که برخی از کارهای تخصصی یک و یا چند تیم را از ایشان گرفته و به شخص مورد نظر می‌دهند که این کار موجب ایجاد فرآیندهای پیچیده سازمانی و سردرگمی تیم‌ها می‌شود. یکی دیگر از مشکلات ایجاد شده به دنبال این مسئله، رشد تفکر کوتوله‌پروری در سازمان است که خود موجب تضعیف هر چه بیشتر ساختار فرهنگی سازمان می‌شود.

این مسئله همچنین زمینه‌ساز رقابت‌های ناسالم بین مدیران سطح بالا و معاونین سازمان خواهد شد که دقیقا بر خلاف فرهنگ کار تیمی قرار گرفته و افراد تیم‌ها به جای پرداختن به مشکلات و حل آنها از طریق کار تیمی به پاسکاری امور به یکدیگر پرداخته تیم مقابل را منشاء مشکلات معرفی می‌کنند.

3- عدم اعتماد به متخصصین و نیروی کار و اخذ تضامین مختلف مثل سفته و چک

در تصور من نمی‌گنجد که شرکتی چرا باید افرادی را به استخدام خود دربیاورد و بعد از آنها تضامین مختلف اخذ نماید و یا شرط استخدام در آن شرکت اخذ تضامین مختلف باشد و حتی این تضامین در قرارداد نیز ذکر نشود. در صورت عدم اعتماد به افراد چرا آنها را به کار می‌گیرند؟

4- تقسیم حقوق کارکنان به دو قرارداد رسمی و غیررسمی

شرکت‌ها و سازمان‌ها به دلایل مختلف حقوق کارکنان خود را به دو بخش رسمی و غیر رسمی تقسیم می‌کنند. از جمله فرار مالیاتی، بهره‌کشی از کارکنان، تهدید و اعمال فشار، تحمل ضرر کمتر در زمان اخراج کارمندان و مسائلی از این دست می‌تواند دلایل خوبی برای این مسئله باشد. این کار موجب پایین آمدن انگیزه کارکنان و ایجاد مشکلات بسیاری در فرهنگ سازمان خواهد شد.

5- جستجو به دنبال مقصر به جای آموزش و بهبود فرآیندهای سازمانی

بسیاری از مدیران و سازمان‌ها به جای بهبود فرآیند سازمانی و ارتقاء بلوغ سازمانی بوسیله آموزش و برنامه‌ریزی افراد را مقصر مشکلات پیش آمده می‌دانند. مخصوصا وقتی واحدهای سازمانی مثل جزایری جدا افتاده از هم باشند، این مشکل بسیار زیاد ایجاد می‌شود.

6- اعمال فشار به تیم‌ها و کارکنان برای کارکردن در خارج از ساعات کاری سازمان

وجود اضافه کار در سازمان‌ها و شرکت‌های نرم‌افزاری به یک مسئله عادی تبدیل شده است. ولی اضافه کاری نیز باید تابع ضوابطی باشد. وجود اضافه کار در تمامی روزها و شرایط، کارکنان را فرسوده و ناراضی می‌کند و فشار برای انجام امور در خارج از ساعات کاری به بهانه‌های مختلف و عدم وجود هیچ گونه ضوابط برای آن و همچنین عدم به‌کارگیری نیروی انسانی کافی برای انجام امور در ساعات قانونی علاوه بر اینکه نتیجه عکس خواهد داد موجب به‌وجود آمدن دیگر مشکلات سازمانی نیز خواهد شد.

7- استفاده از زبان تهدید برای پیشبرد امور

زمانی که به دلایل ذکر شده کارها آنطور که باید به پیش نمیرود زبان تهدید استفاده می‌شود. عدم وجود برنامه‌ریزی نیز به این مسئله دامن می‌زند و هر واحد و یا تیمی فقط سعی می‌کند فقط کار خود را پیش ببرد. چون تهدید شده است!

8- مشخص نبودن محدوده وظایف تیم‌ها و دخالت آنها در حوزه یکدیگر

کار تیمی به معنای دخالت تیم‌ها در امور یکدیگر نیست. ولی برخی از مدیران به واسطه وظایفی که به آنها سپرده شده است (و یا تصور می‌کنند به آنها سپرده شده است) خود را موظف می‌دانند در هر کاری دخالت کنند و رهنمود بدهند، حتی زمانی که در تخصص آنها نیست. بسیاری از این دخالت‌ها هم به دلیل رقابت‌های ناسالم درون سازمانی رخ می‌دهد. و در نهایت موجب ایجاد مجموعه‌ای از روابط ناسالم درون سازمانی می‌شود.

9- عدم وجود سنجش عملکرد و ارزیابی کارکنان و اعمال استثنائات زیاد بین کارکنان

یکی دیگر از عوامل مشکل‌ساز در سازمان عدم وجود سنجش عملکرد کارکنان می‌باشد. در صورتی که سنجش عملکرد افراد مورد بی‌توجهی قرار گیرد و یا به صورت منطقی برآورد نشود پس از مدتی موجب دلسردی کارکنان شده و مشکلات زیادی پدید می‌آورد. در صورتی که در کنار این مشکل، استثنائاتی نیز اعمال شود و به برخی کارکنان تسهیلات و مزایایی بیشتر از بقیه تعلق گیرد زمینه را برای ایجاد هرج و مرج و دیگر مشکلات بوجود می‌آورد.

10- بی اهمیت دانستن آموزش‌ها و ابزارهای سازمانی

وجود ابزارهای مختلف و همچنین آموزه‌های سازمانی می‌تواند موجب تسهیل در برقراری ارتباطات سازمانی شود. با این حال برخی از سازمان‌ها یا شرکت‌ها با تصور اینکه “اینها زوائدی هستند که فقط موجب هزینه می‌شوند” از تخصیص بودجه برای این مسائل امتناع می‌کنند. این مشکل مخصوصا در سازمان‌های بزرگ که دارای تیم‌ها و افراد زیادی هستند بیشتر به چشم میآید.

جمع‌بندی

تمامی نکات ذکر شده بالا علاوه بر اینکه عامل تاثیرگذار بر فرهنگ سازمانی می‌باشد، خود یکی از تاثیرات فرهنگ نامناسب سازمان نیز می‌باشد و فرهنگ ضعیف سازمان می‌تواند موجب به وجود آمدن هر یک از مشکلات ذکر شده نیز بشود. ولی مهمترین عامل تاثیرگذار در فرهنگ یک سازمان طرز فکر مدیران سطح بالای سازمان است و در صورتی که درباره ریشه بسیاری از عوامل ذکر شده جستجو کنیم به طور حتم به مدیران سطح بالای سازمان می‌رسیم. در حقیقت فرهنگ یک سازمان و شرکت از مدیران سطح بالای آن سرچشمه می‌گیرد و به طور مستقیم به گفتار، کردار و اندیشه مدیران وابسته است و تا زمانی که این مسئله از ریشه آن مورد توجه قرار نگیرد، هیچ یک از کارمندان و یا تیم‌ها به تنهایی نمی‌تواند وضعیت موجود را اصلاح و یا مدیریت نماید و در مقابل مشکلات ایستادگی نماید. در عوض در وضعیت به وجود آمده گرفتار شده و خود نیز به جزئی از این سیستم تبدیل خواهند شد.

نکته قابل توجه در اینگونه سیستم‌ها این است که نیروی‌های انسانی جدیدی که وارد شرکت می‌شوند نیز به وضعیت موجود گرایش پیدا کرده و در این فرهنگ سازمانی حل خواهند شد. در این صورت سازمان در طول زمان و با جذب نیروهای بیشتر بزرگتر شده و مشکلات بیشتری دامن‌گیر آن خواهد شد.